Service en Onderhoud

    Service & Onderhoud:
     - Uitgebreid contracten- en installatiebeheer
    - Per installatie meerdere onderhoudscycli
    - Inplannen van periodiek onderhoud
    - Meldingenregistratie van storingen
    - Vooraf factureren van contracten
     - Achteraf factureren van service- en onderhoudswerkzaamheden
     - Vastleggen van de gemaakte kosten
     - Opbouwen van historie

    Naast het installeren en leveren van kwaliteitsproducten en diensten is het verlenen van een goede service onontbeerlijk. Het is daarom van essentieel belang om een optimaal functionerend serviceapparaat te hebben. Immers, het zijn juist de factoren als servicegraad en garantie die bepalend zijn voor de relatie tussen u en de klant.

    HandSoft Pro Service & Onderhoud combineert het contractenbeheer en de serviceadministratie in één krachtig systeem voor een efficiënt beheer van uw serviceafdeling. Het streven hierbij is te komen tot optimale service bij zo laag mogelijke kosten. 

    HandSoft Pro Service & Onderhoud biedt een complete oplossing voor het:
     - Administreren van contracten en installaties
    - Aansturen van preventief onderhoud
    - Registreren van storingsmeldingen
     - Vastleggen van historie en gemaakte kosten
     - Factureren van service- en onderhoudswerk
     - Vervangingsdatum van de installatie

    Installatie-onderdelen
    Per installatie kunnen één of meer installatie-onderdelen worden benoemd. Zo kunt u een installatie opsplitsen in een aantal onderdelen, elk met hun eigen fabrikaat, serienummer, aansluitdatum en garantietermijn. Zo kan bijvoorbeeld een ketelhuis bestaan uit de installatie-onderdelen “CV-Ketel, expansievat, transportpomp, groepspomp luchtbehandeling, groepspomp radiatoren en driewegafsluiters.”

    Periodiek onderhoud
    Bij een installatie kunt u één of meer onderhoudsbeurten vastleggen. Bijvoorbeeld een jaarlijkse en/of een tweejaarlijkse beurt. Bij elke beurt kunnen onderhoudsgegevens worden ingevoerd. De onderhoudsgegevens informeren de monteur over de te verrichten werkzaamheden bij een bepaalde onderhoudsbeurt. Bijvoorbeeld tijdens de jaarlijkse onderhoudsbeurt van de luchtbehandelingsinstallatie, dient het luchtfilter te worden vervangen. Onderhoudsgegeven worden standaard op de onderhoudsbon afgedrukt.

    Aankondigingsbrieven
    In een persoonlijke brief kunt u uw klanten informeren over het naderende onderhoud. Gegevens als onderhoudsdatum, onderhoudsbedrag e.d. kunnen worden samengevoegd in een standaardbrief.

    Service & Onderhoud in combinatie met de projectadministratie
    In combinatie met de projectadministratie, beschikt u met HandSoft Pro Service & Onderhoud over één krachtig systeem voor een efficiënt beheer van uw serviceafdeling. 

    Aansturen van preventief onderhoud
    Op basis van meerdere selectiecriteria kunnen installaties worden geselecteerd die preventief onderhoud behoeven. Zo kunt u bijvoorbeeld alle C.V.-installaties selecteren die in oktober door een bepaalde monteur onderhouden moeten worden. Van deze installaties kunnen onderhoudsbonnen worden uitgedraaid. Optioneel kunnen de installatiegegevens worden afgedrukt. Van het preventief onderhoud kan voor iedere monteur een op postcode gesorteerde routelijst worden uitgedraaid. 

    Prijsafspraken
    Per relatie kunnen prijsafspraken worden gemaakt voor artikel-, uur- en reistarieven. De prijsafspraken worden overgenomen in de projectadministratie en de facturering.

    Registreren van storingsmeldingen
    Bij een storingsmelding kan de betreffende installatie aan de hand van de selectiecriteria worden geselecteerd. De historische informatie verschaft inzicht in de laatste storingen en het uitgevoerde preventief onderhoud. Voor de dienstdoende monteur kan een storingsbon worden aangemaakt. Wanneer blijkt dat de preventieve onderhoudsdatum nadert, kan worden besloten de storing te combineren met een preventieve onderhoudsbeurt. 

    Vastleggen van de gemaakte kosten
    De storings- of onderhoudsbonnen van de geselecteerde installaties kunnen groepsgewijs worden uitgedraaid en aan de servicemonteurs worden meegegeven. Tijdens de uitvoering worden de verbruiken op de werkbonnen vermeld, uitgesplitst in materialen, uren, posten en reiskosten. De administratieve verwerking op kantoor legt de basis voor de facturering aan de klant en de historische informatie bij de installatie. Bij het gereedmelden van een onderhoudsbon, wordt de installatie uit onderhoud gehaald en wordt automatisch de eerst volgende onderhoudsdatum bepaald.

    Historische overzichten
    De historische overzichten informeren u per installatie over verbruikte materialen, uren reiskosten, storings- en uitvoeringsteksten. De overzichten kunnen zowel op het scherm als op de printer worden afgedrukt. Service & Onderhoud voorziet in een periodieke storings- en onderhoudsrapportage naar bijvoorbeeld woningbouwverenigingen en beheersmaatschappijen. 

    Factureren van service- en onderhoudswerk
    Meerdere werkbonnen bij een project vormen de basis voor de verzamelfacturering. Zo kan bijvoorbeeld voor een woningbouwvereniging één onderhoudsproject worden aangemaakt met meerdere werkbonnen voor de verschillende werkadressen. Nadat alle materialen, uren, posten en reiskosten van een werkbon in de projectadministratie zijn geboekt, wordt de werkbon status “lopend” veranderd in “factureerbaar”. Bij het factureren van een project worden de werkbon regels van alle factureerbare werkbonen overgenomen in de facturering. De werkbon status veranderd daarbij van “factureerbaar” in “opgeleverd”. Ook de Wet Ketenaansprakelijkheid is in de facturering opgenomen voor het factureren van werk in onder aanneming.

    << Terug