Projectadministratie

    Projectadministratie:
     - Werkbegroting als basis voor planning en nacalculatie
    - Werkbonnen voor regie en aangenomen projecten
    - Projectdossiers met registratie van meer- en minderwerk
    - Termijnfacturen op basis van vaste bedragen of percentage
    - Uren-, onkosten- en kilometerregistratie per werknemer per project
     - Stand onderhanden werk
     - Factureren van termijnen en regieopdrachten
     - Ondersteuning van klantgerichte prijsafspraken voor materialen en uren
     - Uitgebreide operationele en management informatie

    HandSoft Pro combineert projecten-, regie- en servicewerk in één krachtig systeem voor de projectverwerking, facturering en nacalculatie. Kosten en opbrengsten worden op snelle en overzichtelijke wijze gepresenteerd. Zo beschikt u over belangrijke informatie waarmee u de doelmatigheid van uw projecten- en klantenwerk kunt beoordelen.

    Werkbegroting
    Bij het in opdracht nemen van een offerte kunt u de calculatie omzetten naar een werkbegroting. De oorspronkelijke calculatie blijft hierbij in tact. De werkbegroting is een onmisbare schakel in het logistieke traject en geldt als basis voor de projectplanning en kostenbewaking. In de werkbegroting wordt technisch precies vastgesteld welke materialen gebruikt gaan worden. Stelposten en aannames in de calculatie worden omgezet naar definitieve materiaalkeuzes. Dit kan afwijken van de voorcalculatie. Belangrijk is dat de calculatie direct kan worden overgenomen in de werkvoorbereiding, zodat alleen de afwijkingen hoeven te worden ingebracht. Met het aanpassen van de werkbegroting worden de definitieve kostenbudgetten gesteld die als uitgangspunt dienen voor de nacalculatie.
    Vanuit de werkbegroting wordt de materiaalbehoefte gedefinieerd die als basis dient voor externe bestellingen en/of magazijnuitgiften. Nieuwe invoer wordt zoveel mogelijk vermeden. Het systeem kan zelf (bij correct voorraadbeheer) bepalen wat uit de voorraad wordt gereserveerd en wat extern moet worden besteld. Uiteraard kunnen artikelen worden toegevoegd of gewijzigd om in te spelen op de actualiteit van alle dag. 

    De Werkbon voor het centraal aansturen van projecten, regie en service
    Vanuit de startpagina maakt u met HandSoft Pro snel werkbonen aan. Vermeld worden het werk- en factuuradres, welke werkzaamheden door wie, wanneer uitgevoerd moeten worden en welke materialen naar verwachting nodig zijn. De monteur noteert op de bon de verbruikte materialen, werktijd en kilometers en laat de klant tekenen voor akkoord. Bij het boeken in HandSoft Pro wordt het werkbonnummer als boekingscode gebruikt zodat materialen en uren zonder foutkans terechtkomen op het juiste project. Is het werk uitgevoerd en zijn de kosten geboekt, dan is met één druk op de knop de factuur te maken.

    Bedrijven die veel langdurige projecten hebben en daarvoor geen werkbonen aanmaken, kunnen de uren en andere kosten direct op het gewenste project boeken.

    Uitgebreide urenadministratie per werknemer
    De urenbesteding van werknemers moet nauwkeurig worden opgevolgd. Zij vormt de basis voor facturering, nacalculatie en rapportages ten behoeve van de salarisadministratie.

    HandSoft Pro biedt hiervoor ruime mogelijkheden. Aan de hand van de urenverantwoording verschaft HandSoft Pro u direct inzicht in de urenverantwoording per werknemer. Naast directe uren kunnen ook indirecte uren en verzuimuren worden geboekt en gerapporteerd, inclusief eventuele onkosten en kilometerdeclaraties. Hiermee kunnen vragen van management en opdrachtgevers snel en eenduidig worden beantwoord.

    Zoals bijvoorbeeld:
     - Aan welke projecten heeft een bepaalde werknemer gewerkt?
    - Hoe is de verdeling tussen productieve en improductieve uren?
    - Heeft een werknemer al zijn uren verantwoord?
     - Hoeveel vakantie- en ATV-uren heeft een werknemer nog tegoed?

     HandSoft Pro werkt volledig transparant. Het maakt niet uit of uren worden geboekt vanaf de weekstaat waarin de werknemer centraal staat, of dat uren worden geboekt vanaf de werkbon, waarbij juist het project centraal staat. Op basis van het controletotaal, waarin de arbeidstijd in uren per week is vastgelegd, kunt u vaststellen of alle door de werknemer te verantwoorden uren zijn ingevoerd.

    Dankzij de overzichten vanuit de nacalculatie krijgt u uitstekend zicht op de tijdsbesteding van uw mensen en de productiviteit van uw organisatie. Er zijn overzichten van geboekte uren per periode per man, per werksoort, per kostenplaats en per project. 

    Facturering
    De facturering is een belangrijk onderdeel van de projectadministratie. Facturen moeten correct en representatief te zijn. Bovendien moeten facturen voldoende informatie voor de klant bevatten, maar ook zeker niet teveel. Met name bij de facturering heeft u veel voordeel van het principe “eenmalig gegevens invoeren”

    HandSoft Pro verenigt al deze eisen en kan bovendien op diverse wijzen een factuur genereren. Uiteraard middels een directe inbreng en afdruk, maar ook gevoed vanuit de nacalculatie kunnen facturen voor regiewerk en storingen worden aangemaakt. Meerdere Werkbonen voor dezelfde opdrachtgever kunnen daarbij eenvoudig op één factuur worden verzameld. De te factureren posten kunnen dan bijvoorbeeld aan het eind van de week in één keer worden afgedrukt. De presentatie van gegevens is daarbij volledig instelbaar.

    De afgedrukte facturen worden na doorboeking van het verkoopboek automatisch als openstaande post in de financiële administratie bijgewerkt. Bovendien kan de factuur gewijzigd worden totdat een definitieve doorboeking heeft plaatsgevonden. In HandSoft Pro kunt u als gebruiker zelf de factuurlay-out bepalen.

    Termijnfakturering
    Projecten uit de voorcalculatie worden middels één of meer termijnnota’s aan de klant doorbelast, bijvoorbeeld een percentage bij opdracht, gedurende het project en bij gereed komen van het project. Met de optie "Termijnfakturering" kunt u deze termijnen voor elk project vooraf vastleggen. Uiteraard is de Wet Ketenaansprakelijkheid in de facturering opgenomen (BTW verlegd, G-rekening).

    Termijn, regie- en verzamelfacturering is mogelijk met HandSoft Pro. BTW verlegd en bedragen voor de G-rekening worden automatisch op de factuur vermeld. U ziet direct hoe de factuur eruit gaat zien. Automatisch worden de omzet per klant en de open posten debiteuren bijgewerkt. Na controle worden de facturen automatisch in de financiële administratie geboekt.

    Digitaal projectarchief
    Alle projectdocumenten worden opgeslagen in een digitaal projectarchief., Hiermee heeft u bij het project direct inzicht in alle projectdocumenten zoals bijvoorbeeld de oorspronkelijke calculatie, de werkbegroting, verzonden termijnfacturen, geplaatste bestellingen etc 

    Bij expansie van uw organisatie bestaat het gevaar dat u het directe contact met de onderhanden werken verliest. De vaak technisch inhoudelijke insteek moet wijken voor de ondernemersrol, waarbij continuïteit en winstgevendheid van de organisatie centraal staan. Daarmee neemt de roep om adequate managementinformatie toe, om daarmee grip te houden op uw projecten en bedrijfsactiviteiten. Niet zozeer met als doel het verleden te analyseren, maar juist om lering te trekken naar de toekomst.

    HandSoft Pro biedt u als MKB-ondernemer onmisbaar gereedschap voor het beoordelen van de projecten en de rentabiliteit van uw bedrijfsactiviteiten. 

    Onderhandenwerk overzichten
    Projecten in uitvoering worden getoond in het onderhandenwerkoverzicht.
     
    Op overzichtelijke wijze geeft HandSoft Pro inzicht in de voorcalculatie t.o.v. de realisatie, uitgesplitst in:
     - Materiaal
    - Arbeid: aantal uren en bedragen
    - Materieel
     - Onderaanneming
     - Algemene kosten

    Belangrijke informatie voor het bewaken van de projecten en de aansturing van de facturering.
    Daarnaast presenteert HandSoft Pro per project (afzonderlijk of inclusief de gekoppelde meerwerkprojecten) het totaal gefactureerde bedrag en het totaal aan geboekte nacalculatiekosten.

    Dat automatiseren en organiseren nauw met elkaar samenhangen blijkt ook hier. Wanneer u de nacalculatiekosten in een vaste wekelijkse cyclus boekt, zijn uw OHW-overzichten actueel. Zo vormen zij een betrouwbare basis voor de financiële achtervolging van al uw lopende projecten. 

    De OHW- overzichten in HandSoft Pro zijn ingericht om u maximaal te informeren over de financiële voortgang van de projecten in uitvoering. Dit is belangrijke informatie om: tijdig in te grijpen tijdens de uitvoering en op een adequate wijze de facturering aan te sturen.

    Nadat projecten volledig zijn uitgevoerd, de kosten zijn geboekt en alle facturen zijn verstuurd, worden de projectresultaten bepaald en de projecten afgesloten. Door in een maandelijkse cyclus alle uitgevoerde projecten opgeleverd te melden, houdt u per periode uitstekend zicht op de gerealiseerde resultaten.

    Managementinformatie
    De rapportages in HandSoft Pro stellen u in staat om per project, maar ook over de projecten heen, bedrijfsactiviteiten en klantengroepen te beoordelen op hun winstgevendheid. Belangrijke informatie om uw bedrijf op koers te houden. Door toepassing van dit principe kan de koppeling tussen de projectadministratie en de financiële administratie beperkt blijven. Hiermee bent u vrij in de keuze van uw financiële pakket.

    << Terug