Basisbestanden

    De basisbestanden spelen een centrale rol bij het gebruik van HandSoft Pro. De inrichting van de basisbestanden in combinatie met de pakketinstellingen verzorgt de afstemming tussen HandSoft Pro en uw eigen bedrijf.

    HandSoft Pro kent o.a. de volgende basisbestanden:
     - Adressen
    - Artikelen
    - Sets/Normen (samengestelde artikelen)
    - Personeel
    - Installaties (Systemen)
     - Notities

    Adressen
    Markten worden dynamischer en veel bedrijven moeten zich steeds meer inspanningen getroosten om voldoende werk binnen te halen. Daarom wordt relatiebeheer steeds belangrijker. HandSoft Pro geeft de mogelijkheid gemakkelijker contacten te leggen en te onderhouden.

    Het relatiebeheer van HandSoft Pro bestaat uit een relatiebestand met de mogelijkheid bedrijfsinformatie over al uw relaties vast te leggen, deze te selecteren in overzichten en voor mailings. Via het digitale klantendossier kan de volledige historie van een klant bekeken worden.

    Artikelen
    Begrotingen, nacalculaties en facturen kunnen niet nauwkeuriger zijn dan de informatie waarop ze zijn gebaseerd. Naast de grote landelijk werkende leveranciers, levert ook een groeiend aantal regionaal werkende leveranciers hun artikelbestanden digitaal aan. Het opbouwen en onderhouden van artikelbestanden is een spilfunctie van HandSoft Pro.

    Een artikelbestand “op maat” als uitstekende basis voor uw projectadministratie:
     - Probleemloos importeert u in HandSoft Pro de artikelbestanden van alle gerenommeerde leveranciers.
    - Conditieafspraken worden automatisch in het artikelbestand verwerkt waarmee u altijd beschikt over actuele netto prijsinformatie.
    - "Artikelsynoniemen" koppelt dezelfde artikelen van verschillende leveranciers. Werkt u met eigen artikelcoderingen, dan kunt u deze in het artikelbestand invoeren en koppelen aan de artikelnummers van uw leveranciers. Op basis van de EAN-codering of het fabrikaatnummer kan HandSoft Pro automatisch artikelsynoniemen aanmaken. Hiermee heeft u direct inzicht bij welke leveranciers het gewenste artikel te verkrijgen is en tegen welke prijsstelling.

    Sets/Normen
    Veel voorkomende combinaties van artikelen en montagetijden kunnen worden vastgelegd in een "norm". Hierdoor kan het calculeren aanmerkelijk sneller en betrouwbaarder verlopen.

    Personeel
    Het personeelsbestand is bedoeld voor het gestructureerd vastleggen en snel opvragen van personeelsinformatie. Het personeelsdossier bevat de volgende onderdelen: basisinformatie, urenverantwoording (ADV dagen, Ziekteverzuim, Vakantie e.d.) en extra informatie.

    Installaties (Systemen)
    In het bestand installaties worden de installaties opgenomen die bij uw klanten staan. Het betreft hier de systemen waarop u onderhoud pleegt. Bij een installatie worden de NAW-gegevens van de contractnemer (factuuradres) en de NAW-gegevens van het installatie-adres (werkadres) vastgelegd. Elk toestel op een installatie-adres kan worden gekoppeld aan een contract.

    Notities
    In het notitiebestand wordt bijgehouden wie, wat, wanneer en waarom bij welke klant of voor een bepaald project activiteiten moet uitvoeren. Daarmee is de actielijst een elektronische to-do-list die vanuit verschillende aspecten kan worden geraadpleegd. Door ook de afhandeling vast te leggen ontstaat een uitgebreide historie van alle activiteiten die zijn ondernomen. Zo kan bijvoorbeeld een verkoper in één oogopslag zien wat er speelt bij een bepaalde relatie. Door het toekennen van rubrieken kan de actielijst uitstekend worden gebruikt als elektronisch post- of telefoonboek en voor de klachtenregistratie bij projecten.

    << Terug