HandSoft Pro

    Automatisering voor bedrijven in de installatiesector:
     - Praktijkgericht: HandSoft Pro is speciaal ontwikkeld voor installatiebedrijven.
    - Eén geïntegreerde automatiseringsoplossing voor alle dagelijkse administratieve, logistieke en financiële handelingen.
    - Managementinformatie: meer grip op projecten en organisatie.
    - Werken met Windows is gebruikersvriendelijk en grafisch zeer professioneel.
    - Integratie met Microsoft-Office.
    - Deskundige ondersteuning door branchespecialisten.
    - Snelle implementatie en aanpasbaar in uw organisatie.
    - Duizenden tevreden gebruikers in binnen- en buitenland.

    Eén geïntegreerde automatiseringsoplossing voor uw installatiebedrijf
    Geen losse pakketten voor verschillende toepassingen, maar alle kantoorfuncties worden met HandSoft Pro geautomatiseerd: van artikelbeheer tot en met de boekhouding. Daarmee is HandSoft Pro de onmisbare ruggengraat van elk installatiebedrijf. Dankzij deze geïntegreerde oplossing kunnen de afdelingen in uw bedrijf onderling snel gegevens uitwisselen. Eenmaal ingevoerde gegevens worden ongelimiteerd gebruikt tijdens het hele bedrijfsproces. Dat bespaart veel dubbel werk en onnodig tijdverlies. Bovendien kan U artikel- en prijsinformatie rechtstreeks ophalen uit de catalogi van de leveranciers. De functionaliteit is compleet, maar eenvoudig van opzet zodat gebruikers op basis van standaard Windowskennis snel en intuïtief aan de slag kunnen.

    Uw bedrijfsprocessen als uitgangspunt
    De bedrijfsprocessen binnen het installatiebedrijf zijn het uitgangspunt voor HandSoft Pro. Dit zorgt voor een natuurlijk gebruik van de software waardoor de handelingen in het pakket voor zích spreken. Al uw werkzaamheden zijn zorgvuldig gedocumenteerd in overzichtelijke deelprocessen. Stap voor stap worden daarin de handelingen uitgelegd om bepaalde werkzaamheden geautomatiseerd uit te voeren. Ook wanneer U voor het eerst met HandSoft Pro werkt, kunt u hiermee snel aan de slag.
    Alle werkmethodieken bij HandSoft zijn gebaseerd op deze deelprocessen: van verkoop tot en met de telefonisch ondersteuning. Hierdoor kan kennisoverdracht eenduidig verlopen. 

    Maximaal profijt van uw automatisering
    Naast overeenkomsten tussen bedrijven in de installatiebranche, zijn er ook verschillen. Dankzij de modulaire opbouw van HandSoft Pro kunt U uw automatisering optimaal afstemmen op uw actuele bedrijfssituatie. Zodoende haalt U maximaal profijt uit uw automatisering. Wanneer u later aanvullende modules aanschaft, maken deze zonder problemen gebruik van de gegevens die al in het basispakket aanwezig zijn. Naast de branche-gerichte HandSoft Pro Software, spelen standaard automatiseringsproducten zoals MS-Office een belangrijke rol in onze oplossing. Een oplossing waarin kwaliteit en continuïteit centraal staan. 


    De modules

    1. Basisbestanden
    2. Calculatie
    3. Projectadministratie
    4. Logistiek
    5. Service en onderhoud
    6. Financiële administratie

     

     

     

     



    Basisbestanden

    De basisbestanden spelen een centrale rol bij het gebruik van HandSoft Pro. De inrichting van de basisbestanden in combinatie met de pakketinstellingen verzorgt de afstemming tussen HandSoft Pro en uw eigen bedrijf.

    HandSoft Pro kent o.a. de volgende basisbestanden:
     - Adressen
    - Artikelen
    - Sets/Normen (samengestelde artikelen)
    - Personeel
    - Installaties (Systemen)
     - Notities


    Adressen
    Markten worden dynamischer en veel bedrijven moeten zich steeds meer inspanningen getroosten om voldoende werk binnen te halen. Daarom wordt relatiebeheer steeds belangrijker. HandSoft Pro geeft de mogelijkheid gemakkelijker contacten te leggen en te onderhouden.

    Het relatiebeheer van HandSoft Pro bestaat uit een relatiebestand met de mogelijkheid bedrijfsinformatie over al uw relaties vast te leggen, deze te selecteren in overzichten en voor mailings. Via het digitale klantendossier kan de volledige historie van een klant bekeken worden.

    Artikelen
    Begrotingen, nacalculaties en facturen kunnen niet nauwkeuriger zijn dan de informatie waarop ze zijn gebaseerd. Naast de grote landelijk werkende leveranciers, levert ook een groeiend aantal regionaal werkende leveranciers hun artikelbestanden digitaal aan. Het opbouwen en onderhouden van artikelbestanden is een spilfunctie van HandSoft Pro.

    Een artikelbestand “op maat” als uitstekende basis voor uw projectadministratie:
     - Probleemloos importeert u in HandSoft Pro de artikelbestanden van alle gerenommeerde leveranciers.
    - Conditieafspraken worden automatisch in het artikelbestand verwerkt waarmee u altijd beschikt over actuele netto prijsinformatie.
    - "Artikelsynoniemen" koppelt dezelfde artikelen van verschillende leveranciers. Werkt u met eigen artikelcoderingen, dan kunt u deze in het artikelbestand invoeren en koppelen aan de artikelnummers van uw leveranciers. Op basis van de EAN-codering of het fabrikaatnummer kan HandSoft Pro automatisch artikelsynoniemen aanmaken. Hiermee heeft u direct inzicht bij welke leveranciers het gewenste artikel te verkrijgen is en tegen welke prijsstelling.


    Sets/Normen
    Veel voorkomende combinaties van artikelen en montagetijden kunnen worden vastgelegd in een "norm". Hierdoor kan het calculeren aanmerkelijk sneller en betrouwbaarder verlopen.

    Personeel
    Het personeelsbestand is bedoeld voor het gestructureerd vastleggen en snel opvragen van personeelsinformatie. Het personeelsdossier bevat de volgende onderdelen: basisinformatie, urenverantwoording (ADV dagen, Ziekteverzuim, Vakantie e.d.) en extra informatie.

    Installaties (Systemen)
    In het bestand installaties worden de installaties opgenomen die bij uw klanten staan. Het betreft hier de systemen waarop u onderhoud pleegt. Bij een installatie worden de NAW-gegevens van de contractnemer (factuuradres) en de NAW-gegevens van het installatie-adres (werkadres) vastgelegd. Elk toestel op een installatie-adres kan worden gekoppeld aan een contract.

    Notities
    In het notitiebestand wordt bijgehouden wie, wat, wanneer en waarom bij welke klant of voor een bepaald project activiteiten moet uitvoeren. Daarmee is de actielijst een elektronische to-do-list die vanuit verschillende aspecten kan worden geraadpleegd. Door ook de afhandeling vast te leggen ontstaat een uitgebreide historie van alle activiteiten die zijn ondernomen. Zo kan bijvoorbeeld een verkoper in één oogopslag zien wat er speelt bij een bepaalde relatie. Door het toekennen van rubrieken kan de actielijst uitstekend worden gebruikt als elektronisch post- of telefoonboek en voor de klachtenregistratie bij projecten.



    Calculatie

    Calculatie:
     - Bruto en netto calculatiegrondslagen
    - 5-lagen calculatiestructuur
    - STABU, NL-SfB en eigen calculatie-indelingen
    - Calculaties kopiëren
    - Calculatienormen
     - Fittingtoeslag
    - Meerdere calculatietarieven
    - Calculeren van alternatieven
    - Manipuleren van calculaties
    - Actualiseren van de calculatie
    - Uitgebreide offertemogelijkheden
    - Offerte opvolging
    - Meerwerk calculaties, gekoppeld aan een hoofdproject
    - Zelf in te delen scherm- en printlay-outs


    Als ondernemer stelt u eisen aan een geautomatiseerd calculatiesysteem. Tenslotte komt in het calculatiewerk de manier waarop u de markt benadert, kosten in de hand houdt en met middelen en uren omgaat tot uiting. Dit betekent dat het systeem aan moet sluiten bij uw bedrijfsvisie. Discussies over meer- en minderwerk verlopen eenvoudiger wanneer vooraf duidelijk is gespecificeerd wat wel en wat niet mag worden verwacht. Kortom, het verschaffen van duidelijkheid is in uw belang en dat van uw klant.

    Het calculatiesyteem moet efficiency-verhogend werken door het aantal calculatie-uren te reduceren. Essentieel hierbij is dat dit gebeurt door de routinehandelingen over te nemen, maar de beslissingen in handen te laten van de calculator. Tijdens het calculeren moet de calculator voortdurend inzicht hebben in de kengetallen van zijn begroting: zoals bijvoorbeeld de kostprijzen en toeslagbedragen. Tevens moet het calculatiesysteem de calculator in staat stellen bepaalde aspecten van een project te optimaliseren door een aantal scenario’s snel door te rekenen. Hiermee wordt hij in staat gesteld naar een technisch en commercieel verantwoord eindresultaat toe te werken

    Een universeel calculatieprogramma voor bedrijven in de installatietechniek
    Met HandSoft Pro zijn calculaties van uiteenlopende complexiteit snel te verwerken. HandSoft Pro biedt de mogelijkheid om kosten en opbrengsten op snelle en overzichtelijke wijze te registreren. Tevens beschikt HandSoft Pro over een eigen tekstverwerker waarmee u van uw calculatie een op de klant afgestemde offerte maakt. 

    Met HandSoft Pro Calculatie beschikt u over een pakket dat alle calculatiemethodieken kan verwerken:
     - Netto plus toeslag
    - Bruto minus korting
    - Prijsafspraken met klanten en ook open begrotingen zijn perfect te realiseren


    Calculatieschema
    Aan de basis van het calculatieprogramma staat het calculatieschema, waarmee u structuur aanbrengt in de te calculeren werkzaamheden. Bijvoorbeeld de bouw van 10 woningen type A en 5 woningen type B met ieder hun eigen technische installaties voor centrale verwarming, sanitair en elektra. U kunt gebruik maken van de STABU of NL-Sfb indeling, maar ook een eigen indeling opzetten.

    Calculeren is kopiëren
    Echt snel calculeren doet u door delen uit bestaande of standaard calculaties te kopiëren. Met behulp van de winkelwagen kunt u eenvoudig regels (of onderdelen) uit andere calculatie kopieren.

    Invoeren meerwerk op basis van aangenomen projecten
    Voorgecalculeerd meerwerk koppelt u eenvoudig als meerwerkproject aan het dossiernummer. Het onderhandenwerk overzicht stelt u daarmee in staat de kosten en opbrengsten van het meerwerk afzonderlijk, maar ook in combinatie met het hoofdproject te beoordelen.

    Sets/Normen
    Veel voorkomende combinaties van artikelen en montagetijden kunnen worden vastgelegd in een "norm". Hierdoor kan het calculeren aanmerkelijk sneller en betrouwbaarder verlopen.

    Razendsnel zoeken in grote bestanden
    De krachtige zoek-, selectie- en sorteerfuncties van HandSoft Pro maken zelfs het grootste artikelbestand transparant.

    Invoeren van niet-bestandsgegevens
    Op een eenvoudige manier calculeert u eenmalige artikelen of een vrije regel voor arbeid, onderaanneming, materieel of overige kosten (MAMOK).

    Werken met genormeerde montagetijden en meerdere calculatietarieven
    Voor het calculeren van arbeid kunt u gebruik maken van normtijden. Door toepassing van verschillende werksoorten kunt u binnen één calculatie in tariefstelling variëren, zowel aan de kostprijs- als aan de opbrengstkant.

    Fittingtoeslagen
    Een speciale functie voor fittingtoeslagen maakt het mogelijk één of meerdere calculatieregels te selecteren en daarover procentuele versnittoeslagen te geven voor Materiaal en/of Arbeid.

    Actualiseren
    Is de geldigheidsduur van een offerte verlopen?! Geen probleem: HandSoft Pro rekent razendsnel de prijswijziging door aan de hand van actuele prijsgegevens in het artikelbestand.

    Verschillende scenario’s
    De uiteindelijke aanneemsom is het resultaat van een aantal technische en commerciële afwegingen, waarbij niets over het hoofd mag worden gezien. Om de kostprijscalculatie om te zetten naar een commerciële prijsstelling werkt u met HandSoft Pro in een handomdraai verschillende scenario’s uit. Door te spelen met toeslagen en kortingen komt u met gemak tot de juiste offerteprijs.

    Calculatie en offerte in één krachtig systeem
    Overal in de calculatie kunt u toelichtende teksten plaatsen: vrij in te voeren of te selecteren uit de standaard bibliotheek. Vooral bij offertes kan dit zeer belangrijk zijn, tenslotte kan een persoonlijk tintje wonderen verrichten!

    Offerte opvolging
    Wellicht het belangrijkste onderdeel van calculatie is het offertebeheer. U print bijvoorbeeld eenvoudig een bellijst voor de opvolging van alle lopende offertes.

    De projectdocumenten
    Vanuit de calculatie worden alle gewenste documenten geprint, zoals interne overzichten, open begrotingen, offertes, offerte opvolging en opdrachtbevestigingen. De documenten zijn aan uw wensen aan te passen.



    Projectadministratie

    Projectadministratie:
     - Werkbegroting als basis voor planning en nacalculatie
    - Werkbonnen voor regie en aangenomen projecten
    - Projectdossiers met registratie van meer- en minderwerk
    - Termijnfacturen op basis van vaste bedragen of percentage
    - Uren-, onkosten- en kilometerregistratie per werknemer per project
     - Stand onderhanden werk
     - Factureren van termijnen en regieopdrachten
     - Ondersteuning van klantgerichte prijsafspraken voor materialen en uren
     - Uitgebreide operationele en management informatie


    HandSoft Pro combineert projecten-, regie- en servicewerk in één krachtig systeem voor de projectverwerking, facturering en nacalculatie. Kosten en opbrengsten worden op snelle en overzichtelijke wijze gepresenteerd. Zo beschikt u over belangrijke informatie waarmee u de doelmatigheid van uw projecten- en klantenwerk kunt beoordelen.

    Werkbegroting
    Bij het in opdracht nemen van een offerte kunt u de calculatie omzetten naar een werkbegroting. De oorspronkelijke calculatie blijft hierbij in tact. De werkbegroting is een onmisbare schakel in het logistieke traject en geldt als basis voor de projectplanning en kostenbewaking. In de werkbegroting wordt technisch precies vastgesteld welke materialen gebruikt gaan worden. Stelposten en aannames in de calculatie worden omgezet naar definitieve materiaalkeuzes. Dit kan afwijken van de voorcalculatie. Belangrijk is dat de calculatie direct kan worden overgenomen in de werkvoorbereiding, zodat alleen de afwijkingen hoeven te worden ingebracht. Met het aanpassen van de werkbegroting worden de definitieve kostenbudgetten gesteld die als uitgangspunt dienen voor de nacalculatie.
    Vanuit de werkbegroting wordt de materiaalbehoefte gedefinieerd die als basis dient voor externe bestellingen en/of magazijnuitgiften. Nieuwe invoer wordt zoveel mogelijk vermeden. Het systeem kan zelf (bij correct voorraadbeheer) bepalen wat uit de voorraad wordt gereserveerd en wat extern moet worden besteld. Uiteraard kunnen artikelen worden toegevoegd of gewijzigd om in te spelen op de actualiteit van alle dag. 

    De Werkbon voor het centraal aansturen van projecten, regie en service
    Vanuit de startpagina maakt u met HandSoft Pro snel werkbonen aan. Vermeld worden het werk- en factuuradres, welke werkzaamheden door wie, wanneer uitgevoerd moeten worden en welke materialen naar verwachting nodig zijn. De monteur noteert op de bon de verbruikte materialen, werktijd en kilometers en laat de klant tekenen voor akkoord. Bij het boeken in HandSoft Pro wordt het werkbonnummer als boekingscode gebruikt zodat materialen en uren zonder foutkans terechtkomen op het juiste project. Is het werk uitgevoerd en zijn de kosten geboekt, dan is met één druk op de knop de factuur te maken.

    Bedrijven die veel langdurige projecten hebben en daarvoor geen werkbonen aanmaken, kunnen de uren en andere kosten direct op het gewenste project boeken.

    Uitgebreide urenadministratie per werknemer
    De urenbesteding van werknemers moet nauwkeurig worden opgevolgd. Zij vormt de basis voor facturering, nacalculatie en rapportages ten behoeve van de salarisadministratie.

    HandSoft Pro biedt hiervoor ruime mogelijkheden. Aan de hand van de urenverantwoording verschaft HandSoft Pro u direct inzicht in de urenverantwoording per werknemer. Naast directe uren kunnen ook indirecte uren en verzuimuren worden geboekt en gerapporteerd, inclusief eventuele onkosten en kilometerdeclaraties. Hiermee kunnen vragen van management en opdrachtgevers snel en eenduidig worden beantwoord.

    Zoals bijvoorbeeld:
     - Aan welke projecten heeft een bepaalde werknemer gewerkt?
    - Hoe is de verdeling tussen productieve en improductieve uren?
    - Heeft een werknemer al zijn uren verantwoord?
     - Hoeveel vakantie- en ATV-uren heeft een werknemer nog tegoed?


     HandSoft Pro werkt volledig transparant. Het maakt niet uit of uren worden geboekt vanaf de weekstaat waarin de werknemer centraal staat, of dat uren worden geboekt vanaf de werkbon, waarbij juist het project centraal staat. Op basis van het controletotaal, waarin de arbeidstijd in uren per week is vastgelegd, kunt u vaststellen of alle door de werknemer te verantwoorden uren zijn ingevoerd.

    Dankzij de overzichten vanuit de nacalculatie krijgt u uitstekend zicht op de tijdsbesteding van uw mensen en de productiviteit van uw organisatie. Er zijn overzichten van geboekte uren per periode per man, per werksoort, per kostenplaats en per project. 

    Facturering
    De facturering is een belangrijk onderdeel van de projectadministratie. Facturen moeten correct en representatief te zijn. Bovendien moeten facturen voldoende informatie voor de klant bevatten, maar ook zeker niet teveel. Met name bij de facturering heeft u veel voordeel van het principe “eenmalig gegevens invoeren”

    HandSoft Pro verenigt al deze eisen en kan bovendien op diverse wijzen een factuur genereren. Uiteraard middels een directe inbreng en afdruk, maar ook gevoed vanuit de nacalculatie kunnen facturen voor regiewerk en storingen worden aangemaakt. Meerdere Werkbonen voor dezelfde opdrachtgever kunnen daarbij eenvoudig op één factuur worden verzameld. De te factureren posten kunnen dan bijvoorbeeld aan het eind van de week in één keer worden afgedrukt. De presentatie van gegevens is daarbij volledig instelbaar.

    De afgedrukte facturen worden na doorboeking van het verkoopboek automatisch als openstaande post in de financiële administratie bijgewerkt. Bovendien kan de factuur gewijzigd worden totdat een definitieve doorboeking heeft plaatsgevonden. In HandSoft Pro kunt u als gebruiker zelf de factuurlay-out bepalen.

    Termijnfakturering
    Projecten uit de voorcalculatie worden middels één of meer termijnnota’s aan de klant doorbelast, bijvoorbeeld een percentage bij opdracht, gedurende het project en bij gereed komen van het project. Met de optie "Termijnfakturering" kunt u deze termijnen voor elk project vooraf vastleggen. Uiteraard is de Wet Ketenaansprakelijkheid in de facturering opgenomen (BTW verlegd, G-rekening).

    Termijn, regie- en verzamelfacturering is mogelijk met HandSoft Pro. BTW verlegd en bedragen voor de G-rekening worden automatisch op de factuur vermeld. U ziet direct hoe de factuur eruit gaat zien. Automatisch worden de omzet per klant en de open posten debiteuren bijgewerkt. Na controle worden de facturen automatisch in de financiële administratie geboekt.

    Digitaal projectarchief
    Alle projectdocumenten worden opgeslagen in een digitaal projectarchief., Hiermee heeft u bij het project direct inzicht in alle projectdocumenten zoals bijvoorbeeld de oorspronkelijke calculatie, de werkbegroting, verzonden termijnfacturen, geplaatste bestellingen etc 

    Bij expansie van uw organisatie bestaat het gevaar dat u het directe contact met de onderhanden werken verliest. De vaak technisch inhoudelijke insteek moet wijken voor de ondernemersrol, waarbij continuïteit en winstgevendheid van de organisatie centraal staan. Daarmee neemt de roep om adequate managementinformatie toe, om daarmee grip te houden op uw projecten en bedrijfsactiviteiten. Niet zozeer met als doel het verleden te analyseren, maar juist om lering te trekken naar de toekomst.

    HandSoft Pro biedt u als MKB-ondernemer onmisbaar gereedschap voor het beoordelen van de projecten en de rentabiliteit van uw bedrijfsactiviteiten. 

    Onderhandenwerk overzichten
    Projecten in uitvoering worden getoond in het onderhandenwerkoverzicht.
     

    Op overzichtelijke wijze geeft HandSoft Pro inzicht in de voorcalculatie t.o.v. de realisatie, uitgesplitst in:
     - Materiaal
    - Arbeid: aantal uren en bedragen
    - Materieel
     - Onderaanneming
     - Algemene kosten


    Belangrijke informatie voor het bewaken van de projecten en de aansturing van de facturering.
    Daarnaast presenteert HandSoft Pro per project (afzonderlijk of inclusief de gekoppelde meerwerkprojecten) het totaal gefactureerde bedrag en het totaal aan geboekte nacalculatiekosten.

    Dat automatiseren en organiseren nauw met elkaar samenhangen blijkt ook hier. Wanneer u de nacalculatiekosten in een vaste wekelijkse cyclus boekt, zijn uw OHW-overzichten actueel. Zo vormen zij een betrouwbare basis voor de financiële achtervolging van al uw lopende projecten. 

    De OHW- overzichten in HandSoft Pro zijn ingericht om u maximaal te informeren over de financiële voortgang van de projecten in uitvoering. Dit is belangrijke informatie om: tijdig in te grijpen tijdens de uitvoering en op een adequate wijze de facturering aan te sturen.

    Nadat projecten volledig zijn uitgevoerd, de kosten zijn geboekt en alle facturen zijn verstuurd, worden de projectresultaten bepaald en de projecten afgesloten. Door in een maandelijkse cyclus alle uitgevoerde projecten opgeleverd te melden, houdt u per periode uitstekend zicht op de gerealiseerde resultaten.

    Managementinformatie
    De rapportages in HandSoft Pro stellen u in staat om per project, maar ook over de projecten heen, bedrijfsactiviteiten en klantengroepen te beoordelen op hun winstgevendheid. Belangrijke informatie om uw bedrijf op koers te houden. Door toepassing van dit principe kan de koppeling tussen de projectadministratie en de financiële administratie beperkt blijven. Hiermee bent u vrij in de keuze van uw financiële pakket.



    Logistiek

    Logistiek:
     - Aanmaken van materiaalbehoeftelijsten
    - Bestellen vanuit de materiaalbehoeftelijst
    - Controleren van de goederenontvangst aan de hand van de bestelling
    - Afletteren van de inkoopfactuur op basis van de goederenontvangst
    - Koppeling met elektronische bestelsystemen van de technische groothandels
     - Voorraadregistratie
     - Meerdere magazijnen en magazijnlocaties
     - Magazijnuitgiften en retouren
     - Automatische voorraadbestellingen
    - Voorraadinventarisatie
    - Herwaarderen van de voorraad
    - Verkooporders en baliefacturering
    - Barcodescanning


    Het logistieke proces is een essentiële schakel in de hedendaagse bedrijfsvoering. Het is een activiteit die goed georganiseerd moet worden om stagnatie tijdens de uitvoering te voorkomen. Een efficiënt logistiek systeem legt de basis voor een uitstekend projectresultaat.

    De logistieke afhandeling van projecten is een materie die per organisatie sterk verschilt. Hier komt de kracht van HandSoft Pro naar voren: glasheldere logistieke procedures die eenvoudig op de werkwijze van iedere klant kunnen worden ingericht.

    Herkent u deze situaties?
     - Bestellingen voorbereiden: aan de hand van de werkbegroting materiaallijsten samenstellen. Welke artikelen liggen op voorraad en welke artikelen moeten extern worden ingekocht? Welke leverancier hanteert de meest gunstige inkoopcondities?
    - Handmatig magazijnbestellingen maken. Retourartikelen die ongebruikt blijven liggen. Artikelen die uit het magazijn worden gehaald, maar niet geboekt.
    - Per leverancier een bestellijst maken: gelijkgenummerde artikelen totaliseren, eventueel nog wijzigingen doorvoeren. Voor de ene leverancier een faxlijst maken, voor de andere leverancier de bestelling invoeren in een elektronisch bestelsysteem.
     - Bijhouden van deelbestellingen op afroep, bijhouden van artikelen in backorder. Een administratie bijhouden om te controleren of alles wat binnen moest komen binnen is gekomen. Op basis van de bestelling de pakbon controleren. Aan de hand van prijsafspraken de inkoopfacturen controleren.


    HandSoft Pro-Inkoop:
    Het werken vanuit een open of gesloten magazijn is bepalend voor de keuze welke logistieke procedure het best bij uw bedrijf past. Bij gesloten magazijnen vervult de magazijnbeheerder een centrale functie bij het bestellen, ontvangen en uitgeven van artikelen. Bij open magazijnen zijn de monteurs daarentegen vaak zelf verantwoordelijk voor de uitgifte van artikelen.

    Snel en eenvoudig uw materialen inkopen:
     - Materiaalbehoeftelijsten stelt u in no time samen door artikelen te kopiëren uit de werkbegroting of te selecteren uit het artikelbestand
    - U kunt prijsaanvragen plaatsten door de materiaalbehoeftelijst eenvoudig uit te werken in prijsaanvragen per leverancier
    - Met gemak plaatst u bestellingen door de materiaalbehoeftelijst uit te werken in één of meer externe inkooporders en/of een magazijnuitgiftelijst. De definitieve leveranciers- en artikelkeuze maakt u tijdens het bestellen
     - Met HandSoft Pro kunt u goederenontvangsten bewaken aan de hand van de geplaatste bestellingen
     - Inkoopfacturen controleert u eenvoudig door de goederenontvangsten af te letteren, waarmee automatische een open post crediteuren in de financiële administratie wordt aangemaakt


    HandSoft Pro kent een drietal procedures voor het doorbelasten van artikelen aan projecten. Afhankelijk van uw organisatie kiest u de procedure die het beste bij u past:
    • Boeken bij bestellen.
    • Boeken bij goederenontvangst.
    • Boeken bij inkoopfactuur.

    Boeken bij bestellen
    De procedure "Boeken bij bestellen" boekt artikelen direct via de bestelling en/of de magazijnuitgifte in de nacalculatie van projecten. De kosten waartegen de artikelen worden doorbelast worden bepaald door de inkoopprijs zoals staat vermeld in het artikelbestand.

    Boeken bij goederenontvangst
    De procedure “boeken bij goederenontvangst” belast de nacalculatie van projecten nadat bestelde artikelen ontvangen zijn gemeld. Aan de hand van de bestelling wordt de goederenontvangst gecontroleerd. Geleverde artikelen worden ontvangen gemeld.

    Boeken bij inkoopfactuur
    De procedure "Boeken bij inkoopfactuur" belast de nacalculatie van projecten nadat de inkoopfactuur in HandSoft Pro Financieel wordt geboekt en de kosten via deze boeking worden doorbelast aan het project. 

    Het beheren van uw bestellingen
    Wanneer bestellingen zijn verzonden, neemt HandSoft Pro het beheer voor u over. Per bestelling worden datum aanmaak, datum verzonden, datum afleveren, datum ontvangst en afleveradres opgeslagen. Dagelijks kunt u uitdraaien maken van de bestelorders die afgeleverd moeten worden en waar. Ook kunt u lijsten uitdraaien van te laat of niet volledig uitgeleverde inkooporders, de artikelen die op nalevering staan etc. Belangrijke informatie op basis waarvan u actie kunt ondernemen richting uw leveranciers. 

    HandSoft Pro-ICM:
    Door ICM wordt het plaatsen van bestellingen bij leveranciers volledig geautomatiseerd. Een wezenlijk efficiency verhogend effect is het resultaat.

    Met de geïntegreerde functie ICM (Instalnet Communicatie Module) is het mogelijk om in HandSoft Pro voorbereide inkooporders via het Internet te plaatsen in het systeem van uw leverancier. ICM werkt samen met de bestelsystemen van: Technische Unie, Hagemijer, Galvano, Solar, Vegro, Plieger, Rexel, Oosterberg, etc

    Naast het plaatsen van bestellingen kunt u direct online toegang krijgen tot de ordersystemen van uw toeleve¬ranciers voor het opvragen van actuele informatie over artike¬len, orders, naleveringen en reserve¬rin¬gen etc.

    Het grote voordeel van ICM is dat u van een bestelling direct een orderbevestiging ontvangt. Daarmee bent u onmiddellijk geïnformeerd over de orderstatus. Belangrijke informatie om de voortgang van projecten te waarborgen. 

    HandSoft Pro-Voorraad:
    Het belang van goed voorraadbeheer wordt door veel ondernemers ingezien. Toch roepen de inspanningen voor het beheersen van de materiaalvoorraad een grote weerstand op. HandSoft Pro maakt dit een stuk eenvoudiger en maakt een efficiënt voorraadbeheer zonder veel extra handelingen mogelijk.

    Met HandSoft Pro Voorraad kunt u:
     - De voorraad bijhouden van het hoofd- en de submagazijnen (bijvoorbeeld serviceauto’s)
    - Automatisch besteladvieslijsten genereren voor projecten, hoofd- en submagazijnen
     - Retourartikelen terugboeken in de voorraad zodat deze direct beschikbaar zijn voor andere projecten
     - Periodiek uw magazijnvoorraad inventariseren en corrigeren


    Voorraadartikelen worden per magazijn geregistreerd, waarbij het ook mogelijk is de servicewagens als magazijn te definiëren. Aan de hand van de voorraadgrootheden (vrije, minimum en maximum voorraad) kan per magazijn een besteladvieslijst worden aangemaakt.

    In HandSoft Pro onderscheiden wij twee soorten magazijnen:
    • één hoofdmagazijn.
    • meerdere submagazijnen.

    Werkt u vanuit één magazijn, dan is deze per definitie het hoofdmagazijn. Heeft u daarnaast andere magazijnen zoals bijvoorbeeld serviceauto’s, dan zijn dat de submagazijnen. Qua werking is er een belangrijk verschil: voorraadbestellingen voor het hoofdmagazijn worden in zijn geheel extern besteld. Daarentegen worden voorraadbestellingen voor het submagazijn “geleverd” vanuit het hoofdmagazijn.
     
    HandSoft Pro balieverkoop (kassa module)
    Steeds vaker zien we winkelformules hun intrede doen in het installatiebedrijf. Een goed advies door vakmensen uit de praktijk onderscheidt deze winkels van de moderne bouwmarkten. Een goede steun in de rug van de vele doe-het-zelvers. Vaak wordt de winkelvoorraad gezien als verlengstuk van het magazijn. Het mes snijdt zo aan twee kanten: minder voorraad in het magazijn en meer omzet uit winkelverkoop.

    Voor het automatiseren van de balieverkopen is met name de afhandelsnelheid essentieel. Wachtrijen zijn uit den boze. Eenvoudige bediening spreekt voor zich. Door een geïntegreerd voorraadsysteem kan de voorraad worden geoptimaliseerd bij gelijkblijvende leveringsgraad.

    Met HandSoft Pro kunnen balieverkopen eenvoudig worden geregistreerd. Met de krachtige selectiefuncties worden artikelen snel gevonden. In combinatie met HandSoft Pro - Kassa kunnen artikelen op de baliebon worden verwerkt door ze te scannen. Gekoppeld aan HandSoft Pro -Voorraad wordt automatisch de voorraad bijgewerkt en kunnen dagelijks besteladvieslijsten worden gedraaid om de voorraad weer op peil te brengen.

    Boter bij de vis, dit heeft ook onze voorkeur! Helaas, de praktijk is vaak anders. Natuurlijk kunt u snel een contantbon printen voor contante betaling. Maar met hetzelfde gemak maakt u van de balieverkopen een afleverbon indien de klant periodiek een verzamelfactuur ontvangt. 

    Hanteert u prijsafspraken: per relatie, per artikel, over het assortiment van een leverancier of per leveranciers-konditiegroep?! Het maakt niet uit. Eenmalig bepaalt u de prijsstelling op basis bruto minus korting. Het systeem handelt er naar. Met name in de concurrentiestrijd met de bouwmarkten is een goede prijsstelling een belangrijk wapen. 

    HandSoft Pro-Barcode:
    Barcode toepassingen binnen logistieke trajecten in de installatiebranche krijgen duidelijk meer aandacht. Erg verwonderlijk is dat niet. Efficiënt en nauwkeurig werken is in deze tijd belangrijker dan ooit……..

    HandSoft Pro Barcode draagt haar steentje bij aan het efficiënt en foutloos werken in de bestel-, uitgifte- en retourenadministatie van voorraadartikelen. Magazijnstellingen worden gecodeerd met barcodestickers die met een handscanner worden gescand. Door de scanner te koppelen aan de PC, worden de bestellingen, uitgiftes en retouren automatisch verwerkt in de project-, voorraad en inkoopadministratie. 

    Met HandSoft Pro Barcode kunt u:
     - Barcodesticker afdrukken voor artikelen, personeel, uursoorten en werksoorten
    - Magazijnvoorraden aanvullen
     - Artikelen uitgeven en retourneren aan projecten
     - Artikelen retourneren in het magazijn
     - Artikelen overboeken naar andere magazijnen
     - Voorraadinventarisatie uitvoeren

     



    Service en Onderhoud

    Service & Onderhoud:
     - Uitgebreid contracten- en installatiebeheer
    - Per installatie meerdere onderhoudscycli
    - Inplannen van periodiek onderhoud
    - Meldingenregistratie van storingen
    - Vooraf factureren van contracten
     - Achteraf factureren van service- en onderhoudswerkzaamheden
     - Vastleggen van de gemaakte kosten
     - Opbouwen van historie


    Naast het installeren en leveren van kwaliteitsproducten en diensten is het verlenen van een goede service onontbeerlijk. Het is daarom van essentieel belang om een optimaal functionerend serviceapparaat te hebben. Immers, het zijn juist de factoren als servicegraad en garantie die bepalend zijn voor de relatie tussen u en de klant.

    HandSoft Pro Service & Onderhoud combineert het contractenbeheer en de serviceadministratie in één krachtig systeem voor een efficiënt beheer van uw serviceafdeling. Het streven hierbij is te komen tot optimale service bij zo laag mogelijke kosten. 

    HandSoft Pro Service & Onderhoud biedt een complete oplossing voor het:
     - Administreren van contracten en installaties
    - Aansturen van preventief onderhoud
    - Registreren van storingsmeldingen
     - Vastleggen van historie en gemaakte kosten
     - Factureren van service- en onderhoudswerk
     - Vervangingsdatum van de installatie


    Installatie-onderdelen
    Per installatie kunnen één of meer installatie-onderdelen worden benoemd. Zo kunt u een installatie opsplitsen in een aantal onderdelen, elk met hun eigen fabrikaat, serienummer, aansluitdatum en garantietermijn. Zo kan bijvoorbeeld een ketelhuis bestaan uit de installatie-onderdelen “CV-Ketel, expansievat, transportpomp, groepspomp luchtbehandeling, groepspomp radiatoren en driewegafsluiters.”

    Periodiek onderhoud
    Bij een installatie kunt u één of meer onderhoudsbeurten vastleggen. Bijvoorbeeld een jaarlijkse en/of een tweejaarlijkse beurt. Bij elke beurt kunnen onderhoudsgegevens worden ingevoerd. De onderhoudsgegevens informeren de monteur over de te verrichten werkzaamheden bij een bepaalde onderhoudsbeurt. Bijvoorbeeld tijdens de jaarlijkse onderhoudsbeurt van de luchtbehandelingsinstallatie, dient het luchtfilter te worden vervangen. Onderhoudsgegeven worden standaard op de onderhoudsbon afgedrukt.

    Aankondigingsbrieven
    In een persoonlijke brief kunt u uw klanten informeren over het naderende onderhoud. Gegevens als onderhoudsdatum, onderhoudsbedrag e.d. kunnen worden samengevoegd in een standaardbrief.

    Service & Onderhoud in combinatie met de projectadministratie
    In combinatie met de projectadministratie, beschikt u met HandSoft Pro Service & Onderhoud over één krachtig systeem voor een efficiënt beheer van uw serviceafdeling. 

    Aansturen van preventief onderhoud
    Op basis van meerdere selectiecriteria kunnen installaties worden geselecteerd die preventief onderhoud behoeven. Zo kunt u bijvoorbeeld alle C.V.-installaties selecteren die in oktober door een bepaalde monteur onderhouden moeten worden. Van deze installaties kunnen onderhoudsbonnen worden uitgedraaid. Optioneel kunnen de installatiegegevens worden afgedrukt. Van het preventief onderhoud kan voor iedere monteur een op postcode gesorteerde routelijst worden uitgedraaid. 

    Prijsafspraken
    Per relatie kunnen prijsafspraken worden gemaakt voor artikel-, uur- en reistarieven. De prijsafspraken worden overgenomen in de projectadministratie en de facturering.

    Registreren van storingsmeldingen
    Bij een storingsmelding kan de betreffende installatie aan de hand van de selectiecriteria worden geselecteerd. De historische informatie verschaft inzicht in de laatste storingen en het uitgevoerde preventief onderhoud. Voor de dienstdoende monteur kan een storingsbon worden aangemaakt. Wanneer blijkt dat de preventieve onderhoudsdatum nadert, kan worden besloten de storing te combineren met een preventieve onderhoudsbeurt. 

    Vastleggen van de gemaakte kosten
    De storings- of onderhoudsbonnen van de geselecteerde installaties kunnen groepsgewijs worden uitgedraaid en aan de servicemonteurs worden meegegeven. Tijdens de uitvoering worden de verbruiken op de werkbonnen vermeld, uitgesplitst in materialen, uren, posten en reiskosten. De administratieve verwerking op kantoor legt de basis voor de facturering aan de klant en de historische informatie bij de installatie. Bij het gereedmelden van een onderhoudsbon, wordt de installatie uit onderhoud gehaald en wordt automatisch de eerst volgende onderhoudsdatum bepaald.

    Historische overzichten
    De historische overzichten informeren u per installatie over verbruikte materialen, uren reiskosten, storings- en uitvoeringsteksten. De overzichten kunnen zowel op het scherm als op de printer worden afgedrukt. Service & Onderhoud voorziet in een periodieke storings- en onderhoudsrapportage naar bijvoorbeeld woningbouwverenigingen en beheersmaatschappijen. 

    Factureren van service- en onderhoudswerk
    Meerdere werkbonnen bij een project vormen de basis voor de verzamelfacturering. Zo kan bijvoorbeeld voor een woningbouwvereniging één onderhoudsproject worden aangemaakt met meerdere werkbonnen voor de verschillende werkadressen. Nadat alle materialen, uren, posten en reiskosten van een werkbon in de projectadministratie zijn geboekt, wordt de werkbon status “lopend” veranderd in “factureerbaar”. Bij het factureren van een project worden de werkbon regels van alle factureerbare werkbonen overgenomen in de facturering. De werkbon status veranderd daarbij van “factureerbaar” in “opgeleverd”. Ook de Wet Ketenaansprakelijkheid is in de facturering opgenomen voor het factureren van werk in onder aanneming.



    Financiƫle administratie

    Financiële administratie:
     - Grootboekadministratie, debiteuren, crediteuren
    - Verkoopboek, inkoopboek en memoriaalboek
    - Kas, bank en giro
    - Kostenplaatsen (optioneel)
    - Fiatteren inkoopfacturen
     - Koppelen inkoopfactuur aan pakbon of bestelling
     - Automatisch betalen via telebankieren
     - Budgetteren van grootboekrekeningen
     - Aanmanen van openstaande posten
    - Vaste journaalposten
    - BTW aangifte


    Financiële administratie
    Voor ondernemers in de installatiebranche ligt het accent niet zozeer op de boekhouding, maar veel meer op het beheersbaar maken van projecten. HandSoft Pro Financieel is daarbij de kapstok van uw administratieve organisatie. Hierin worden automatisch boekingen vanuit de projectadministratie geregistreerd en worden alle dagelijkse mutaties snel en efficiënt vastgelegd.
     

    De financiële module van HandSoft Pro zorgt voor alle facetten van de geautomatiseerde financiële administratie binnen uw organisatie, zoals grootboekadministratie, debiteuren- en crediteurenadministratie, automatische betalingen, BTW-aangifte, verschillende valuta, kostenplaats etc., Bovendien verbetert het uw inzicht in de financiële processen.

    Debiteurenbeheer
    Een goede debiteurenbewaking is van groot belang voor de liquiditeitspositie van uw bedrijf. HandSoft Pro biedt de mogelijkheid automatisch aanmaningen te genereren waarbij de aanmaantekst automatisch wordt afgestemd op het aantal malen dat een aanmaning is verzonden. 

    Crediteurenbeheer
    De crediteurenadministratie is van belang voor een goed overzicht van uw verplichtingen op korte termijn. Betaalopdrachten kunnen op verschillende manieren worden gemaakt, inclusief de mogelijkheid tot automatisch betalen via telebankieren. 

    Grootboek
    De opzet van HandSoft Pro - Financieel is zodanig dat ook gebruikers met beperkte boekhoudkundige kennis goed uit de voeten kunnen. Alle financiële boekingen die in HandSoft Pro worden gedaan vindt u terug in het grootboek. Vanuit de financiële dagboeken worden de subadministraties van debiteuren en crediteuren gemuteerd. Er zijn diverse financiële rapportages mogelijk, waaronder: winst- en verliesrekening, saldibalans, kolommenbalans en BTW-aangiften. 

    HandSoft Pro - Financieel biedt een binnen het HandSoft Pro systeem en de projecten administratie geïntegreerde financiële administratie. Dit betekent dat u de volledige boekhouding, inclusief betalingsverkeer, winst & verliesrekening en balans binnen HandSoft Pro kunt voeren en geen apart financieel programma nodig heeft. Dit heeft als voordeel dat elk gegeven (adres, artikel, project, boeking) slechts één keer in de hele administratie wordt vastgelegd: dit voorkomt fouten en dubbel werk en levert veel tijdsbesparing en betrouwbaarheid op.

    Bibliotheekboekingen
    Bepaalde boekingen keren regelmatig terug, waarbij de bedragen per periode kunnen verschillen. Te denken valt daarbij aan salarisbetalingen, niet lineaire activa-afschrijvingen, etc. De functie bibliotheekboekingen” biedt u de mogelijkheid periodiek terugkerende boekingen per dagboek (inkoop, verkoop en memoriaal) vast te leggen. Na believen kunnen deze boekingen worden opgeroepen, aangepast en verwerkt. Op deze manier worden uw boekingshandelingen aanzienlijk vereenvoudigd. 

    Vaste boekingen
    Naast bibliotheekboekingen zijn er de vaste boekingen. Dit zijn periodiek terugkerende boekingen waarbij de periodebedragen hetzelfde zijn, bijvoorbeeld vaste huurkosten, lineaire afschrijvingen etc. De functie “vaste boekingen” biedt u de mogelijkheid de periodiek terugkerende boekingen, per dagboek (inkoop, verkoop en memoriaal) vast te leggen. Vaste boekingen kunnen automatisch worden overgenomen tijdens de maandelijkse voorlopige afsluiting. 

    Budgetteren
    In HandSoft Pro Financieel kunt u voor een periode van bijvoorbeeld een jaar budgetten vastleggen per grootboekrekening. Periodieke rapportages van de werkelijk gemaakte kosten in relatie tot het budget informeren u over eventuele afwijkingen. Zo kan direct ingegrepen worden wanneer een grootboekrekening het budget dreigt te overschrijden. 

    Kostenplaatsen (optioneel)

    In sommige gevallen kan het wenselijk zijn om bepaalde kosten rechtstreeks toe te wijzen aan een kostenplaats. Te denken valt aan het toewijzen van brandstofkosten aan een bedrijfsauto of schoonmaakkosten aan een kantoorruimte. De module "Kostenplaatsen" geeft u de mogelijkheid deze kosten ook boekhoudkundig naar de juiste kostenplaats uit te splitsen.